Zahnärztliche Abrechnung leicht gemacht

Die Abrechnung beim Zahnarzt oder bei der Zahnärztin ist nicht weniger kompliziert als die ärztliche Leistungsabrechnung. Der folgende Artikel erklärt, worauf es bei der Zahnarztabrechnung ankommt. Wir zeigen, welche Unterschiede bei der Zahnarztabrechnung zwischen gesetzlichen und privaten Patienten:innen bestehen, worauf Zahnmediziner:innen achten müssen und warum es sich lohnt, bei der zahnärztlichen Abrechnung Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Wie rechnen Zahnärzte in Deutschland ab?

Eine korrekte Zahnarzt Abrechnung in Deutschland unterscheidet zwischen der Behandlung von gesetzlich Krankenversicherten und Privatpatienten:innen. Für Kassenpatienten:innen gilt der „Einheitliche Bewertungsmaßstab zahnärztlicher Leistungen“, abgekürzt BEMA, der ausnahmslos anzuwenden ist. Dem BEMA für den Zahnarzt und die Zahnärztin liegen die gesetzlichen Bestimmungen des SGB V und die Richtlinien des Bundesausschusses der Zahnärzte und Krankenkassen zugrunde. Darin ist geregelt, welchen Leistungsanspruch gesetzliche Patienten:innen haben und wie die zahnmedizinischen Leistungen vergütet werden. Der BEMA für den Zahnarzt und die Zahnärztin enthält ein Punktesystem, anhand dessen die einzelnen Leistungen wertmäßig bemessen werden. Jeder Position ist eine Gebührennummer zugeordnet, die einer bestimmten Punktzahl entspricht. Wird diese Punktzahl mit dem Punktwert multipliziert, ergibt sich das Honorar des:r Zahnarztes:ärztin.

Die von Zahnmedizinern:innen, Praxismitarbeitenden oder externen Diensten zusammengefassten Leistungen werden an die Kassenzahnärztliche Vereinigung (KZV) weitergeleitet, die deren ordnungsgemäße Zusammenstellung prüft. Im Anschluss daran wird der Leistungsumfang mit den einzelnen Krankenkassen abgerechnet und den Zahnärzten:innen vergütet. Sollte der:die Patient:in eine Versorgung gewählt haben, die von den gesetzlichen Kassen nicht oder nur teilweise erstattet wird, erfolgt die Zahnarztabrechnung nach dem Verfahren für Privatpatienten:innen, der „Gebührenordnung für Zahnärzte“ (GOZ). Gesetzlich Versicherte fungieren auch als Selbstzahler:in, die individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL) in Anspruch nehmen, die nicht von den gesetzlichen Kassen getragen werden. Daher kommt wie bei Privatpatienten:innen die GOZ zur Anwendung. 

Welche Voraussetzungen gelten für die Zahnarztabrechnung?

Bevor eine zahnärztliche Leistung über den BEMA vom Zahnarzt oder der Zahnärztin abgerechnet werden kann, muss eine lückenlose Dokumentation der Heilbehandlung und Therapieverfahren erfolgen, zu der Zahnärzte:innen gesetzlich verpflichtet sind. Das erfolgt nach einheitlichen Vorschriften und Maßstäben, die für alle Zahmediziner:innen verbindlich sind. Somit ist der:die Zahnarzt:ärztin jederzeit in der Lage, den Umfang, die Termine und Chronologie der Therapie zu belegen. Nicht nur bei haftungsrechtlichen Fragen gegenüber den Patienten:innen, sondern auch bei Einsprüchen vonseiten der Kassen, hilft der vorschriftsmäßige Nachweis. Wichtig ist er zudem, damit Praxisinhabern:innen nicht unnötig Geld aus der Zahnarzt Abrechnung entgeht. Um eine fehlerlose Abrechnung als Zahnarzt oder Zahnärztin erstellen zu können, benötigen Zahnmediziner:innen und insbesondere deren Praxispersonal breite Fachkenntnisse zur Zahnarztabrechnung. Für die äußerst umfangreichen und nicht einfach zu überblickenden Verordnungen zur zahnärztlichen Abrechnung sind daher spezielle Fortbildungen für Zahnärzte:innen und Mitarbeitende unumgänglich.

Wie werden gesetzliche Patient:innen abgerechnet?

Der Inhalt des BEMA für den Zahnarzt und die Zahnärztin wird von einem Bewertungsausschuss festgelegt, der aus der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) besteht. Der BEMA für den Zahnarzt bzw. die Zahnärztin gliedert sich laut KZBV in folgende Schwerpunkte:

1. konservierende und chirurgische Leistungen und Röntgenleistungen,
2. Behandlung von Verletzungen des Gesichtsschädels (Kieferbruch),
3. Kiefergelenkserkrankungen (Aufbissbehelfe),
4. kieferorthopädische Behandlung,
5. systematische Behandlung von Parodontopathie sowie
6. Versorgung mit Zahnersatz und Zahnkronen.

Details dazu finden Sie auf der Internetseite der KZBV unter: Gebührenverzeichnisse. 

Der BEMA für Zahnarzt und Zahnärztin enthält alle Behandlungen, die von den gesetzlichen Krankenkassen vollständig oder zum Teil übernommen werden. Die zahnärztliche Abrechnung ergibt sich jedoch nicht aus dem individuellen Aufwand des:der Zahnarztes:ärztin. Der amtlich festgelegte Maßstab stellt einen Mittelwert aus leichten und schweren Behandlungen, materialintensiven und technisch aufwendigen Verfahren sowie weniger kostspieligen Behandlungen dar und entsteht aus vielen Einzelfällen in den Praxen. 

Das hat zur Folge, dass jede Zahnbehandlung gleiche Kosten aufweist, unabhängig davon, welche Geräte eingesetzt und wie viele Materialien verwendet wurden. Die einzelne Abrechnungsposition wird durch eine Punktzahl verkörpert. Multipliziert man diese mit dem zugeordneten Punktwert, ergibt sich der Preis der Behandlung und die zahnärztliche Vergütung in Euro und Cent. Für Zahnersatz und Zahnkronen gilt ein bundeseinheitlicher Richtwert, der jährlich auf Ebene der KZBV und dem GKV-Spitzenverband erneut verhandelt wird. Die übrigen Therapieschwerpunkte sind Ländersache, sodass diese jedes Jahr von den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen (KZV) und den Krankenkassen neu bestimmt werden. Überschreiten Zahnärzte:innen mit ihrer KZV Abrechnung das Budget der gesetzlichen Kassen, müssen sie mit Honorarkürzungen rechnen. 

Wie werden privat versicherte Personen abgerechnet?

Im Gegensatz zur KZV Abrechnung darf der:die Zahnmediziner:in bei privat Krankenversicherten auf der Grundlage der GOZ abrechnen. Während bei Kassenpatienten:innen nur die laut BEMA vorgegebenen Leistungen, die sogenannte Regelversorgung, getragen wird, enthält die GOZ ebenso zahnärztliche Leistungen, die von den gesetzlichen Krankenversicherern nicht oder nicht komplett bezahlt werden. Für die private Abrechnung beim Zahnarzt oder der Zahnärztin sind für GKV-Patienten:innen individuelle Gebührenvereinbarungen möglich und notwendig. 

Das Prinzip mit zugewiesenen Gebührennummern und Punktzahlen funktioniert ähnlich wie bei den gesetzlichen Kassen, es gibt jedoch einen wesentlichen Unterschied. Die GOZ-Punktzahl bildet den tatsächlichen Aufwand ab und verfügt bei komplizierten Zahnbehandlungen über einen Steigerungssatz bzw. Faktor von 1 bis 3,5, den Zahnärzte:innen nach eigenem Ermessen für schwierige Leistungen anwenden können. Den mittleren Gebührensteigerungssatz von 2,3 für durchschnittliche Leistungen zu überschreiten, ist jedoch nur in Ausnahmefällen mit Begründung zulässig. So ergibt sich, dass die gleiche Behandlung bei verschiedenen Ärzten:innen der Zahnmedizin unterschiedlich viel kostet. Zahnarzt Abrechnungen können daher weit voneinander abweichen. Sollten keine adäquaten Gebührensätze in der GOZ vorliegen, darf bei Privatpatienten:innen die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) herangezogen werden. Sind Leistungen weder in der GOZ noch in der GOÄ aufgeführt, sind diese analog gleichwertiger Leistungen der Gebührenverzeichnisse abzurechnen. Der:die Zahnarzt:ärztin stellt den Behandlungsbedürftigen die dokumentierten Leistungen mittels Rechnung in Zahlung. 

Welche Behandlungen gibt es beim Zahnarzt:Zahnärztin?

Das Spektrum der zahnärztlichen Leistungen ist ungeheuer groß. Es reicht von Prophylaxe über konservierende und chirurgische Maßnahmen bis zum vollständigen Ersatz von Zähnen. Die prophylaktischen Maßnahmen umfassen Vorbeugung, Früherkennung und rechtzeitige Behandlung von Zahn- und Munderkrankungen. Das bekannteste prophylaktische Verfahren ist die professionelle Zahnreinigung (PZR).

Die konservierende Zahnmedizin beinhaltet präventive Maßnahmen, Diagnostik und Therapien zum Zahnerhalt, beispielsweise Füllungen, Wurzel- und Parodontalbehandlungen. Dazu zählen Zahnersatz und Kieferorthopädie. Beim Ersatz von fehlenden natürlichen Zähnen geht es zum Beispiel um Kronen, Brücken, Prothesen und Implantate. Die Kieferorthopädie widmet sich der Verhütung, Erkennung und Behandlung von Fehlstellungen von Kiefer und Zähnen. Chirurgische Zahnbehandlungen erstrecken sich auf das Zahnentfernen und Wurzelspitzenresektionen. Neben Heilbehandlungen und prothetischen Leistungen bieten Zahnärzte:innen auch andere Leistungen wie Vortrags- und Lehrtätigkeit an. 

Welche Leistungen sind umsatzsteuerfrei?

Zahnärzte:innen, die unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fallen, sind nach Antrag von der Berechnung der Umsatzsteuer entbunden, was aus Wettbewerbsgründen beispielsweise für junge Ärzte:innen am Anfang ihrer Berufslaufbahn vorteilhaft sein kann. § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt, dass auf Rechnungen, wenn im vorangegangenen Kalenderjahr der Gesamtumsatz nicht mehr als 22.000 Euro betrug und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird, keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss.

Ansonsten gilt: Vom Grundsatz her sind zahnmedizinischen Leistungen von der Umsatzsteuer befreit. Für alle Maßnahmen, die eine Heilbehandlung darstellen, wird in der Abrechnung vom Zahnarzt oder der Zahnärztin keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Sobald die Behandlung medizinisch indiziert ist, entfällt die Berechnung der Umsatzsteuer. Unerheblich bleibt, ob es sich dabei um eine präventive, diagnostische oder die eigentliche Zahnbehandlung handelt. Das lässt jedoch viel Interpretationsspielraum und verursacht zahlreiche Streitfälle bei der zahnärztlichen Abrechnung.

Welche Tätigkeiten sind umsatzsteuerpflichtig?

Sind Leistungen kosmetisch oder ästhetisch angezeigt, werden diese umsatzsteuerpflichtig. Wie anspruchsvoll die Abgrenzung zwischen Umsatzsteuerpflicht und -freiheit ist, wird an folgenden Beispielen nachvollziehbar. Umsätze, die sich auf Prothetik und Kieferorthopädie beziehen, sind umsatzsteuerpflichtig, soweit Zahnärzte:innen oder bei ihnen angestellte Zahntechniker:innen die Prothesen und Apparate in ihrer Praxis hergestellt oder wiederhergestellt haben. Diese werden nach UStG mit dem ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent belegt. Bei der Lieferung und Überlassung kieferorthopädischer Apparate gilt dann eine Umsatzsteuerbefreiung, wenn die Tätigkeit erheblich durch das Bewirken eines Behandlungserfolgs im Rahmen einer Heilbehandlung bestimmt war. Bei Implantaten dagegen wird zwischen der prothetischen Arbeit zur Implantatversorgung und der eigentlichen Implantation differenziert. Letztere ist als rein zahnärztliche Arbeit umsatzsteuerfrei, die Prothetik ist jedoch mit Umsatzsteuer auf der Rechnung auszuweisen. 

Um über die Zuordnungen korrekt zu entscheiden und sie auf der Zahnarzt Abrechnung richtig auszuweisen, benötigen die Abrechnungsbeauftragten sehr gute fachliche Kenntnisse und die einwandfreie Dokumentation des Behandlungsprozesses. Leistungen, die keinen Bezug zu einer Heilbehandlung haben, wie publizistische Tätigkeiten von Zahnärzten:innen, sind mit Umsatzsteuer auf der Abrechnung des Zahnarztes oder der Zahnärztin auszuweisen. Zudem muss der richtige Umsatzsteuersatz verwendet werden. Die ausführlichen, komplizierten Regelungen machen die Abrechnung beim Zahnarzt bzw. der Zahnärztin zu einer komplexen Aufgabe.

Was ist bei der zahnärztlichen Abrechnung von umsatzsteuerpflichtigen Leistungen zu beachten?

Haben gesetzlich Krankenversicherte private Zuzahlungen außerhalb der Regelversorgung zu leisten, muss dies vorher schriftlich nach einer Aufklärung über die wirtschaftlichen Auswirkungen für die Patienten:innen vereinbart werden. Das gilt auch für alle Behandlungen, die nicht unmittelbar therapeutischen Zwecken dienen. Wer als Zahnarzt:ärztin umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten ausübt, ist verpflichtet, eine ordnungsgemäße Arztrechnung auszustellen. Diese muss laut UStG folgende Pflichtangaben enthalten:

• den gesamten Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die dem:der Zahnarzt:ärztin vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-ID,
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende einmalige Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
• Zeitpunkt der Lieferung oder zahnärztlichen Leistung,
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Leistung,
• der anzuwendende Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese,
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers, sofern dieser kein Unternehmer ist oder als solcher auftritt,
• falls die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten erstellt wurde, die Angabe „Gutschrift“.

Auf Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, das Entgelt sowie der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe plus Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung. Zahnarztrechnungen müssen grundsätzlich schriftlich, auf Papier oder elektronisch, erteilt werden und sind zehn Jahre in der Praxis aufzubewahren.

Warum ist es sinnvoll, mit einem externen Abrechnungspartner zusammenzuarbeiten?

Zahnmediziner:innen haben ihre Patienten:innen nicht nur umfassend über die Behandlungsmöglichkeiten aufzuklären, sondern auch über deren Kosten und Alternativen ausführlich zu beraten. Durch die mühsame Handhabung der Zahnarzt Abrechnung und der Rechnungslegungsvorschriften sind die Abrechnungen vom Zahnarzt oder der Zahnärztin allein im Praxisalltag schwerlich zu bewältigen. Da der BEMA und die GOZ nicht die einzigen Vorschriften und Bestimmungen für die Zahnarztabrechnung sind, können schnell Fristen verpasst werden und der Überblick verloren gehen. 

Vorteile eines externen Abrechnungspartners

Ein externer Abrechnungspartner reduziert den Verwaltungsaufwand für den:die Praxisinhaber:in erheblich und bringt ihm eine wesentliche Zeitersparnis. Der:die Zahnarzt:ärztin kann sich darauf verlassen, dass der externe Dienstleister die aktuellen Richtlinien und Gesetzesänderungen berücksichtigt hat. Abrechnungsdienstleister helfen, die Abrechnung für den Zahnarzt oder die Zahnärztin zu erleichtern. Der Partner übernimmt beispielsweise das externe Inkasso oder Factoring. Mit dem sofortigen Verkauf der Forderungen an den Dienstleister und der Übernahme des Ausfallrisikos durch den Partner ist gewährleistet, dass der ausstehende Geldbetrag sofort auf dem Konto zur Verfügung steht. Die vorhandene Liquidität kann zum Beispiel in die Weiterbildung der Praxismitarbeiter:innen investiert werden. So können gerichtlich zu klärende Auseinandersetzungen vermieden und den:die Zahnmediziner:in finanziell belastende Forderungsausfälle verhindert werden. Bei Fragen und Unsicherheiten in Bezug auf die Anwendung des BEMA beim Zahnarzt bzw. der Zahnärztin steht immer ein geeigneter Ansprechpartner bereit. Eine rechtzeitige und lückenlose Abrechnung für den Zahnarzt und die Zahnärztin minimiert Honorarverluste. 

Dem Aufwand für die Suche nach einem passenden Abrechnungsdienstleister stehen für Zahnmediziner wirtschaftliche Vorteile gegenüber. Der:die Zahnarzt:ärztin kann durch die Konzentration auf seine Kernkompetenz mehr Umsatz erzielen und Kosten einsparen, denn der Abrechnungspartner bekommt nur seinen tatsächlichen Aufwand vergütet. Ebenso spart der:die Praxisinhaber:in Gehaltskosten, Sozialabgaben und den Aufwand für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen ein. Die Ausgaben für den externen Abrechnungsanbieter können steuerlich in vollem Umfang abgesetzt werden.

Wir empfehlen derzeit eine Zusammenarbeit mit der ABZ-ZR.

Servicerufnummer: 08142 6520-888 / Service-E-Mail-Adresse: kontakt@abz-zr.de

Warum ist es sinnvoll Patient:innen Ratenzahlungen über ABZ-ZR anzubieten?

Eine zahnmedizinische Behandlung hat berechtigterweise ihren Preis. Leider besitzt nicht jeder Patient bzw. jede Patientin die finanzielle Kraft, diese Rechnung direkt zu bezahlen. Damit diese Patient:innen das Lächeln, das Sie wieder in das Gesicht zurück gebracht haben, nicht verlieren, gibt es die Möglichkeit einer Teilzahlung. Sie als Zahnarzt oder Zahnärztin profitieren von mehr Behandlungsoptionen, höherer Umsetzungsquote bei privaten Therapieplänen und bekommen ihr Honorar, unabhängig von der Teilzahlung, zum vereinbarten Termin.

• Teilzahlungen für Ihre Patienten flexibel wählbar von 2 bis 72 Monaten
• kostenfreie Teilzahlung bis 24 Monate per Option möglich
• Beantragung von Teilzahlung durch Patienten schnell und unbürokratisch online, telefonisch oder per Post
• Monatliche Mindestrate von nur 25 Euro
• Kostenlose Stundung von Raten sowie Mahnstopp; Individuelle Abschlags- und Sonderzahlungsoptionen für Ihre Patienten

Wie viel Geld verlieren Zahnärzte und Zahnärztinnen pro Jahr durch fehlerhafte Abrechnungen?

In der KZV Abrechnung passieren Zahnmedizinern:innen häufig Fehler, sodass es zu Streitigkeiten mit Patienten:innen und Honorarausfällen kommt. Man geht nach Schätzungen davon aus, dass in über 90 Prozent der Zahnarztpraxen durch fehlerhafte oder fehlende Zahnarztabrechnungen Honorare und damit Gewinn verlustig gehen. Geschätzt wird in Praxen ein Gewinnpotenzial von 10 bis 30 Prozent pro Jahr nicht ausgeschöpft. Es handelt sich um Zehntausende Euro, die den Ärzten:innen der Zahnmedizin zustehen würden. Gleichzeitig kommt es durch Rückfragen, Korrekturen sowie Haftungsprobleme zu Belastungen, die Zahnärzte:innen von ihrer eigentlichen Berufung, der Heilbehandlung, abhalten.

Unnötige Zeitverschwendung bei der Suche nach einem qualifizierten Abrechnungsservice muss nicht sein, dabei hilft Ihnen unsere erfahrene Ärzteberatung weiter. Wir sparen Ihnen Wege und Zeit, weil wir die Anforderungen an die Dienstleister kennen und den Marktüberblick über zahnärztliche Abrechnungsservices haben. Konsultieren Sie uns, damit Sie schnell und reibungslos die Vorteile eines Abrechnungspartners nutzen können. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung empfehlen wir Ihnen derzeit die Zusammenarbeit mit ABZ-ZR.

Der Abrechnungsdienstleister kann auch einen Beitrag zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit einer Zahnarztpraxis oder eines Zahnarzt-MVZ leisten. Der externe Abrechnungspartner macht in der Regel Schwachstellen in der Praxis sichtbar, die im Rahmen einer betriebswirtschaftlichen Beratung optimiert werden können, für die unsere kompetente Ärzteberatung der richtige Ansprechpartner ist. Neben der zeitnahen, professionellen Abrechnung profitieren Sie vor allem vom objektiven Blick Dritter auf Ihre Praxisabläufe und können so wirtschaftliche Reserven erschließen. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie einen Beratungstermin unter: Ansprechpartner:innen.

Zusammenfassung

Ärzte:innen für Zahnmedizin können entweder als Vertragszahnarzt:ärztin mit Kassenzulassung oder als reiner Privatzahnarzt:ärztin arbeiten. Für Kassenzahnärzte:innen gelten der BEMA der gesetzlichen Krankenversicherung und für private Leistungen die GOZ bzw. GOÄ, falls die Tätigkeit nicht in der GOZ aufgeführt ist. Privatzahnärzte:innen rechnen nur individuell nach den einheitlichen Vorschriften der GOZ bzw. GOÄ ab. Bedingung dafür ist eine gewissenhafte und präzise Dokumentation und das einwandfreie Erstellen einer Rechnung für die erbrachten Leistungen. Obwohl zahnmedizinische Behandlungen vom Grundsatz her umsatzsteuerbefreit sind, müssen bei der Zahnarzt Abrechnung eine Vielzahl von Besonderheiten beachtet werden. Zudem lohnt es sich aus Kostengründen, die zahnärztliche Abrechnung in die Hände eines externen Abrechnungsservices zu legen, dessen Kerngeschäft exakte, rechtzeitige Abrechnungen sind. Damit sparen Sie Zeit und verschenken kein Geld.